Fatturazione elettronica

LA FATTURAZIONE ELETTRONICA DELLO STUDIO GUARDIANI

PREMESSA:

In base alle normative vigenti e alla legge di Bilancio 2018, dal 1 gennaio 2019 sarà obbligatorio per tutti i possessori di Partita Iva emettere fatture in formato elettronico, sia verso le altre imprese (B2B) sia verso i privati (B2C). Gli unici esentati da questo obbligo, per il momento sono i contribuenti in regime forfetario, e minimi (regimi di vantaggio).

Con questo nuovo sistema tutte le fatture di acquisto e vendita di ogni possessore di Partita Iva, cioè di tutte le imprese, i professionisti, le associazioni, ecc., verranno smistate da un portale dell'Agenzia delle Entrate chiamato SDI - Sistema di Interscambio, il quale provvederà, come un moderno postino, a prendere le fatture inviate dai mittenti, e inviarle ai rispettivi destinatari. Questo renderà inutile la stampa su carta delle fatture, oltre che queste ultime non avranno più valore fiscale, ma saranno valide solo quelle inviate con questo sistema.

Naturalmente ogni titolare di Partita Iva dovrà preoccuparsi di inviare con un apposito software le fatture a questo portare dell'Agenzia delle Entrate, il quale file generato sarà in formato XML. Non si potranno usare più i vecchi metodi dunque, niente più fatture in pdf, word, excel, ecc o con i programmini per fare fatture che fino ad ora sono stati usati (a patto che questi non si aggiornino alle nuove versioni), ma sarà necessario procurare un nuovo software che generi appunto dei file in formato xml.

Oltre a ciò bisogna sapere che sarà anche obbligatorio conservare tutte le fatture xml generate, ricevute e inviate, così come oggi conservate in azienda i faldoni con le fatture cartacee per 10 anni, e la conservazione anche va fatta in modo digitale

Esistono due modi per ricevere ed emettere le fatture dallo SDI:

• Tramite la posta pec: un utente crea la fattura in formato xml con apposito software, la carica sullo SDI dell'Agenzia delle Entrate e per indirizzo destinatario indica la pec del cliente. Il cliente quindi deve prendere questa fattura dalla sua pec e inviarla al suo commercialista per registrarla in contabilità a mano, così come si fa ora; Questa soluzione che apparentemente sembra semplice, in realtà non lo è, perché chi emette le fatture le deve anche firmare digitalmente con la CNS (Carta Nazionale dei Servizi - da richiedere alla CCIAA) inoltre bisogna pagare comunque il servizio di conservazione delle fatture ad un gestore perciò questa operazione non è totalmente gratis, e le fatture generate devono fare vari passaggi (scarico su pc, firma, ricarico su sdi, controllo, invio pec, ecc.)

• Tramite Codice Destinatario: un utente crea la fattura in formato xml con apposito software che, una volta inserito il Codice, la invia direttamente, tramite un semplice clic, ad un portale che, provvede anche al controllo e alla firma della fattura stessa, e poi la invia allo SDI; il tutto avviene in pochi secondi e l'utente deve solo fare due click sul mouse. Un buon software garantisce anche la conservazione a norma di legge, soprattutto se si tratta di un cloud. Il commercialista dovrà solo collegarsi al portale e prelevare le fatture per importarle direttamente sul programma di contabilità. Niente più carta, niente più angosce per ricordarsi di aver dato tutte le fatture a fine mese al commercialista, niente più perdita di dati, niente più errori di compilazione.

LE MULTE

Le multe per chi non si mette in regola e non fa tutto secondo la legge scatteranno fin da subito, almeno per le modalità di base, per gli errori di invio e scarto fatture invece ci sarà una concessione di 6 mesi per dare il tempo a tutti di apprendere come fare bene. Per questo è nostra premura spiegare in questa pagina quali sono i tipi di errore che potrebbero generare multe:

• Non emettere affatto le fatture elettroniche: le fatture non verranno accettate dal consulente e non avranno alcun valore fiscale, oltre il fatto di aver ingannato il cliente che crederà di avere in mano una fattura valida e che si potrebbe risentire

• Ricevere un messaggio di scarto dallo SDI e non riemettere subito la nuova fattura. Lo scarto c'è se la fattura non è formalmente corretta per vari motivi: nomenclatura errata, data pre e post del documento rispetto alla data invio, fattura non firmata, errori di compilazione, partita iva e cod fiscale errato, ecc. Per vedere se c'è stato uno scarto bisognerebbe tener d'occhio continuamente lo SDI, che potrebbe rispondere dopo alcuni giorni, anche dopo il limite massimo per riemettere la fattura corretta.

• Inviare una fattura ad un indirizzo pec errato o un codice destinazione errato

Questi sono solo i casi principali

SOLUZIONE:

Il nostro Studio ha adottato il software Teamsystem agganciato al portale AGYO sia per la fatturazione elettronica sia per molti altri servizi. I nostri clienti dovranno soltanto preoccuparsi di avere un pin per la registrazione al servizio Fisconline dell'Agenzia delle Entrate, nel quale registrare il Codice Destinatario di Agyo in modo che tutte le fatture, in entrata e in uscita, passino di lì nel modo più corretto (controllate e firmate da Agyo anche per chi non possiede la CNS) e noi potremo prelevarle senza sforzi per entrambi. Inoltre il portale AGYO ci garantisce il controllo formale delle fatture emesse prima che passino dallo SDI in modo da eliminare a priori la possibilità di scarto delle stesse.

I clienti che per il momento hanno la necessità di ricevere elettronicamente solo le fatture di acquisto (fintanto che non sarà obbligatorio anche emettere scontrini elettronici) dovranno solo registrarsi sul portale Agyo tramite il nostro Studio per la ricezione delle fatture passive

I clienti che hanno necessità, oltre che di ricevere, anche di emettere fatture, potranno farlo con il supporto di altri strumenti come Fatture in Cloud o altre soluzioni, sempre integrate con il software che usiamo per la contabilità, così da ridurre i tempi e migliorare i servizi. Questi software, che non sono installati fisicamente sui vostri computer ma sono on line, vi permetteranno di compilare e ricevere le fatture, di conservarle, di memorizzare l'elenco clienti e fornitori, di fare un resoconto degli incassi e pagamenti, e molte altre funzioni, tutto anche da tablet e cellulari.

I clienti che hanno la necessità di emettere fatture con i registratori di cassa devono aggiornare i loro software in modo che al momento di emissione della fattura, siano gli stessi registratori a inviare la fattura sul portale Agyo, il quale provvederà ad inviarla allo SDI già corretta e firmata.

INFINE:

L'accesso ai portali non è gratuito, ogni fattura dovrà essere pagata, come un francobollo su una busta da lettera, la logica è la stessa.

Ricordiamo che il nostro Studio è sempre a disposizione per dubbi e chiarimenti; abbiamo predisposto un piano di lavoro per insegnare ai nostri clienti come fare le fatture elettroniche, sia sul portale Agyo e sia con i software in cloud; i nostri collaboratori sono disponibili sia a venire su richiesta presso la vostra azienda, sia per appuntamento di pomeriggio presso i nostri locali.

Si tratta di una innovazione che permetterà alle imprese e all'Italia di fare un passo in avanti nella modernizzazione, portandosi al livello degli altri paesi europei dove queste pratiche sono presenti già da alcuni anni. Anche se, come tutte le novità, sarete spaventati dal fatto che bisognerà mettersi d'impegno per imparare cose nuove, quando tutto sarà a regime vi renderete conto di quanto beneficio reale avrete avuto

CONSIGLI:

• Se qualcuno, dopo il 1 gennaio 2019 dovesse tirar fuori ancora il blocchetto delle fatture manuali, chiedetegli se è un contribuente forfetario o minimo, perché sono gli unici esentati, per il momento, dall'obbligo della fattura elettronica.

• Chi ha la necessità di avere comunque dei documenti sottomano per controllare i prezzi e le quantità dei prodotti acquistati potrà lo stesso farsi una stampa delle fatture direttamente dal portale (oppure visualizzarle dal cellulare) ma per i primi tempi vi consigliamo di usare i documenti di trasporto (che non saranno eliminati) come riferimento per i prezzi e le quantità, almeno finché non prenderete confidenza con il portale Agyo. Stessa cosa per chi emette le fatture: almeno per i primi tempi sarà buona prassi continuare a stampare uno scontrino o una fattura di cortesia per i clienti, in modo che essi possano controllare i prezzi e le quantità

• Per consigli e necessità ci potete sempre inviare email e wattsup, vi risponderemo nel più breve tempo possibile; una cosa certa è che, anche chi fa a cazzotti con la tecnologia, dovrà, se vorrà continuare a detenere una partita iva nel 2019, imparare ad usare almeno uno tra questi dispositivi: computer, tablet, smartphone; inoltre occorrerà sapere cos'è la Pec, visualizzarla spesso (anche tramite app sul cellulare), e possibilmente possedere una carta di credito, anche pre-pagata, per i pagamenti on line. Per funzioni più avanzate potrebbe rendersi necessario procurare la CNS detta anche Chiave Digitale, che si ritira alla CCIAA gratuitamente per alcune categorie

• Infine, per l'emissione di fatture verso privati e verso l'estero ci sono delle procedure apposite, vi preghiamo di contattarci per tempo prima di sbagliare

Per tenervi aggiornati potete sempre seguire la nostra pagina facebook Studio Guardiani